Curățenia la locul de muncă este importantă nu doar din punct de vedere sanitar și estetic, ci și datorită faptului că influențează mult productivitatea angajaților care reprezintă baza succesului oricărei afaceri. Odată cu asta, moralul și stima de sine a angajaților sunt menținute la nivel înalt, munca depusă este calitativă și nu mai necesită supraveghere suplimentară, nevoile clienților sunt mai bine gestionate iar vânzările și veniturile cresc.

Acest ghid vă va ajuta să înțelegeți mai bine care sunt avantajele unui birou curat și organizat și cum o atenție sporită asupra procesului de curățare și dezinfectare influențează productivitatea angajaților.

Cuprins

Cum influențează productivitatea un spațiu de lucru curat

Reduce riscul de îmbolnăviri și absenteismul la locul de muncă

Boala înseamnă scăderea productivității pentru angajații care continuă să vină la muncă și productivitate zero pentru cei care sunt nevoiți să își ia concediu medical. S-a remarcat faptul că spațiile murdare și lipsa respectării normelor de igienă au determinat 60% dintre îmbolnăvirile angajaților, care necesită concediu medical (Dr. Charles Gerba, Universitatea din Arizona). (Initial, 2016)

Conform unui sondaj realizat în anul 2023 de “The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD)”, un angajat pierde în medie aproape 10 zile de lucru pe an ca urmare a îmbolnăvirilor. (Sinclair & Suff, 2023). Două dintre cauzele care duc aici sunt stresul și îmbolnăvirile cauzate de diverși agenți patogeni transmiși prin contact direct cu suprafețe contaminate. În plus, dezordinea poate provoca accidentări fizice (angajații pot fi răniți de obiecte care cad sau pot aluneca pe o podea necurățată la timp) ceea ce duce la posibila lor absență de la serviciu.

Angajații care hotărăsc să vină bolnavi la serviciu îi pot infecta pe colegii lor, ceea ce poate determina îmbolnăviri în lanț și pierderi pentru firmă. Microbiologul Charles Gerba, profesor la Universitatea din Arizona, a prezentat la una dintre Conferințele Societății Americane de Microbiologie, faptul că, în urma contaminării la începutul programului a unei clanțe dintr-o clădire de birouri, s-a constatat că între 40 și 60% dintre angajaţii din clădire fuseseră deja contaminați după 2 ore (Gerba, 2014). Tot el a specificat faptul că în urma folosirii șervețelelor dezinfectante pentru suprafețe care conțin compuși cuaternari de amoniu, dar și printr-o igienă riguroasă a mâinilor, s-a redus răspândirea virusului cu 80 până la 99%.

Cinci cele mai frecvent contaminate suprafețe dintr-o clădire de birouri sunt: mânerele ușilor, tastaturile, telefoanele, mânerul ușii cuptorului cu microunde și al dozatorului pentru apă.

În urma examinării a 33 de tastaturi, un microbiolog a descoperit pe suprafața acestora bacterii precum E. coli și Streptococcus aureus. (Jones, 2008)

Alte două etape importante în procesul de curățenie la locul de muncă sunt efectuarea regulată a dezinsecției (o dată la trei luni sau ori de câte ori este nevoie) și a deratizării (de două ori pe an sau ori de câte ori este nevoie). Acestea completează operațiunile de curățenie și dezinfecție, prevenind infectarea oamenilor cu diverși agenți patogeni transmiși de insecte târâtoare, zburătoare și rozătoare.

Studiile au arătat că există până la 46 de specii bacteriene la toți șobolanii și fiecare rozătoare  produce până la 40 de excremente purtătoare de agenți patogeni pe noapte. (Flemer, și alții, 2017) De asemenea, gândacii de bucătărie pot transmite până la 33 de tipuri de bacterii, cum ar fi E. coli, specii de Salmonella, viermi paraziți și alte șapte tipuri de agenți patogeni umani. (***, 2013)

Praful, polenul și alți alergeni ce se găsesc pe mobilă, covoare, jaluzele, perdele și alte suprafețe contribuie la apariția problemelor respiratorii cum ar fi astmul, rinita și conjunctivita alergică dar și a alergiilor de tip dermatite de contact.

Pentru a menține un mediu de lucru sănătos, igiena biroului este esențială. Astfel, îmbolnăvirile și absenteismul la locul de muncă sunt reduse.

O calitate mai bună a aerului   

Odată cu o curățare eficientă a spațiului de lucru, praful este îndepărtat ceea ce duce la o calitate mai bună a aerului, crescând astfel productivitatea, conform unui studiu publicat în “Journal of the Association of Environmental and Resource Economists” (Cook, Heyes, & Rivers, 2023).

De asemenea, în urma unui studiu realizat de cercetători de la Universitățile Harvard și Syracuse s-a demonstrat că un loc de muncă bine ventilat crește productivitatea cu 61%, angajații având o performanță cognitivă cu aproape 27% mai mare. (Allen, și alții, 2015)

Mirosurile neplăcute de la locul de muncă pot avea un impact negativ asupra stării de spirit generală, ducând la distragerea atenției și influențând astfel productivitatea angajaților. Uneori, de ajutor în această situație, pe lângă o curățare eficientă, poate fi un difuzor de aromaterapie. Folosind uleiurile esențiale potrivite, starea emoțională poate fi influențată pozitiv, ajutând la o concentrare mai bună, eliminând stresul, depășind stările de oboseală și declașând buna dispoziție. Imaginația, creativitatea cresc iar odată cu ele și productivitatea.

Reduce distragerea atenției

Conform unui studiu realizat pe 1000 de angajați, Hybrid Workplace Habits & Hangups, condus de The Harris Poll (Corrigan, 2022), un angajat pierde în medie aproape 2 ore pe zi (25% din săptămâna de lucru) pentru a căuta documente și informații necesare finalizării sarcinilor.

Un birou dezorganizat și un mediu de lucru murdar distrag atenția angajatului, acesta nemaiputându-se concentra așa cum ar trebui la îndeplinirea sarcinilor. Creierul nu mai procesează rapid informațiile și putem fi ușor distrași de ce ne înconjoară, conform unui studiu realizat de cercetători de la Institutul de Neuroștiință Princeton (McMains & Kastner, 2011). Atunci când o încăpere este aglomerată cu obiecte ce nu sunt utile, creierul depune un efort mai mare pentru a prelucra informațiile necesare, conform unui studiu publicat în „The Journal of Neuroscience” (Seidl, Peelen, & Kastner, 2012).

Sporește creativitatea

Atunci când spațiul de lucru este organizat, mintea nu mai este distrasă iar creativitatea poate înflori, dând naștere la idei și soluții extraordinare.

Reduce stresul și îmbunătățește moralul

În urma unui studiu din Olanda s-a demonstrat faptul că un mediu de lucru curat și organizat crește nivelul de satisfacție a angajaților față de munca lor, ceea ce duce și la un nivel crescut de productivitate din partea acestora. (Horrevorts, Ophem, & Terpstra, 2017)

Conform unui studiu de 9 ani pe 60 de femei, publicat în „Personality and Social Psychology Bulletin”, s-a demonstrat o legătură între dezordine și un nivel ridicat de cortizol (hormonul stresului), ceea ce poate duce la oboseală, anxietate și depresie. (Saxbe & Repetti, 2010) De aceea, este important ca și la locul de muncă să păstrăm un nivel ridicat de curățenie, la fel ca cel de acasă.

Crește eficiența angajatului

Un spațiu de lucru organizat înseamnă un acces rapid la obiectele căutate. În caz contrar, timpul pierdut pentru găsirea diverselor lucruri poate cauza întârzieri și erori în finalizarea sarcinilor importante.

În urma unui studiu realizat de Asociația Națională a Organizatorilor Profesioniști (NAPO) s-a constatat că dezorganizarea poate duce la pierderi financiare echivalente cu 10% din salariul unui manager. (Nair, 2017)

Cercetători de la Universitatea Harvard au realizat un studiu pentru a demonstra productivitatea a peste 100 de studenți în funcție de spațiul de lucru, aceștia fiind împărțiți în două grupuri. Primul grup a avut parte de birouri curate și organizate, pe când al doilea grup a fost nevoit să lucreze în birouri dezordonate. Studenții care au lucrat într-un mediu curat și organizat au fost capabili să ducă la bun sfârșit sarcinile, lucrând cu 7,5 minute mai mult decât ceilalți. (Kolvitz, 2019)

Denotă profesionalism și motivează angajații

Un birou curat și ordonat transmite un mesaj legat de importanța meticulozității și disciplinei la locul de muncă, ceea ce influențează calitatea activității depusă de angajat. Acest aspect va lăsa o impresie puternică și clienților, ceea ce va crește încrederea în afacere. Astfel, angajații vor fi motivați să mențină aceleași standarde ridicate.

Stimulează munca în echipă

Curățenia la locul de muncă poate contribui la o bună colaborare între colegi. Aceștia pot fi mai dornici să folosească spațiile comune pentru discuții și sesiuni de brainstorming, ducând la creșterea productivității.

Conform unui studiu de la Universitatea din Michigan, un birou dezordonat, poate da impresia unui angajat mai puțin agreabil și nevrotic, ceea ce afectează negativ relațiile profesionale și perspectivele de carieră. (Horgan, Herzog, & Dyszlewski, 2018)

Fidelizează angajații

Un mediu de lucru care nu este pe placul angajaților este unul dintre motivele care îi poate determina să demisioneze. Atenția redusă acordată curățeniei la locul de muncă le transmite acestora că angajatorul nu își prețuiește resursele umane iar schimbarea jobului este soluția lor salvatoare.

Conform unui sondaj realizat de CEBR (Centrul de cercetare economică și de afaceri)  din Londra, 72% dintre angajați sunt reticenți în a recomanda o afacere cu un nivel de igienă scăzut persoanelor care caută un job iar 70% consideră că le afectează satisfacția generală la locul de muncă.

Protejează și îmbunătățește longevitatea echipamentelor

Praful și murdăria pot cauza mai ușor defecțiuni. Curățarea periodică a mobilierului și echipamentelor (calculatoare, imprimante, aparate de aer condiționat ș.a.), folosind produsele potrivite, le prelungește durata de funcționare, ceea ce va determina și reducerea pierderilor de bani și timp.

Importanța unui plan de curățenie

Fie că apelați la furnizori externi de servicii de curățenie sau folosiți personal intern, menținerea unui spațiu curat nu este posibilă fără un plan bine pus la punct. Potrivit Janitorial Manager, este important să stabiliți mai întâi ce trebuie curățat, unde se află, cum ar trebui curățat și când trebuie să se întâmple acest lucru. (Williams, 2019)

Pentru a păstra un grad ridicat de curățenie, aceasta trebuie începută întotdeana de la un nivel superior către unul inferior, fiind realizată zilnic iar anumite acțiuni, săptămânal și lunar.

Curățenia zilnică reprezintă minimul de acțiuni necesare pentru un mediu curat și cuprinde următoarele sarcini:

• Aspirarea și spălarea scărilor și a podelelor din holuri, birouri, bucătării și băi
• Ștergerea geamurilor și a oglinzilor frecvent atinse
• Golirea coșurilor de gunoi
• Curățarea și dezinfectarea tuturor suprafețelor, insistând asupra celor frecvent atinse, atât din spațiile comune, cât și din birouri: mese, scaune, calculatoare, tastaturi, imprimante, uși, mânere, butoanele lifturilor, balustrade, întrerupătoare, frigider, aparat cu microunde, dozator de apă ș.a.)
• Curățarea și dezinfectarea suprafețelor din grupurile sanitare (inclusiv chiuvete, dozatoare de săpun, dispensere pentru dezinfectanți, uscătoare de mâini) și a toaletelor, urmate de umplerea cu hârtie de șters, săpun și dezinfectant a dozatoarelor

Curățenia săptămânală implică o abordare mai amănunțită:

• Dezinfectarea tuturor suprafețelor de lucru
• Spălarea geamurilor și a intrărilor
• Golirea și dezinfectarea coșurilor de gunoi
• Curățarea, dezinfectarea și lustruirea tuturor podelelor
• Golirea si dezinfectarea frigiderului

Sarcinile pentru curățenia lunară pot fi:

• Curățarea instalațiilor de climatizare și ventilație
• Aspirarea și curățarea obiectelor din materiale textile (covoare, mochete, scaune tapițate, canapele ș.a.)
• Curățarea și dezinfectarea suprafețelor frecvent atinse și a celor greu accesibile

Odată la câteva luni au loc dezinsecția și deratizarea, procese obligatorii pentru păstrarea unui mediu de lucru sănătos.

Folosirea produselor profesionale și calitative

Un aspect foarte important care trebuie urmărit atunci când are loc procesul de curățenie este evitarea contaminării încrucișate. De aceea, un mod de prevenire a acesteia este folosirea cărucioarele de curățenie care contribuie la organizarea și gestionarea produselor și echipamentelor. Acestea trebuie să fie curățate și dezinfectante periodic la rândul lor, pentru a evita să devină vectori de transmitere încrucișată a agenților patogeni.

Pentru ca angajații și clienții dumneavoastră să fie în siguranță în incinta companiei, asigurarea stocurilor cu produse și echipamente profesionale de curățenie și dezinfectante autorizate de Ministerul Sănătății este esențială. Pentru eficiență și siguranță crescute, produsele trebuie folosite întotdeauna conform recomandărilor producătorului. Depozitarea produselor folosite la curățenie este recomandat să fie făcută în locuri speciale după fiecare utilizare, având acces la ele doar persoanele autorizate.

Cu strategiile și resursele potrivite veți crea un mediu plăcut și sănătos pentru angajații dumneavoastră, ceea ce se va reflecta și asupra proiectelor la care aceștia lucrează. Investiți în produse profesionale, de calitate, amintindu-vă că și imaginea companiei este astfel influențată de felul în care arată spațiile de lucru.

Foto: shutterstock.com

Bibliografie

***. (2013). Preluat de pe https://www.pestworld.org/: https://www.pestworld.org/news-hub/pest-health-hub/the-truth-about-cockroaches-and-health/

Allen, J. G., Piers, M., Usha , S., Suresh , S., Vallarino, J., & Spen, J. D. (2015). Associations of Cognitive Function Scores with Carbon Dioxide, Ventilation, and Volatile Organic Compound Exposures in Office Workers: A Controlled Exposure Study of Green and Conventional Office Environments. Environmental Health Perspectives, 124, pg. 805-812.

Cook, N., Heyes, A., & Rivers, N. (2023). Clean Air and Cognitive Productivity: Effect and Adaptation. Journal of the Association of Environmental and Resource Economists, 10. Preluat de pe https://www.journals.uchicago.edu/doi/epdf/10.1086/724951

Corrigan, J. (2022). Preluat de pe https://www.hcamag.com: https://www.hcamag.com/ca/specialization/employee-engagement/employees-waste-at-least-two-hours-a-day-searching-for-what-they-need-to-work/325264

Flemer, B., Gaci, N., Borrel, G., Sanderson, I. R., Chaudhary, P. P., Tottey, W., . . . Brugère, J.-F. (2017). Fecal microbiota variation across the lifespan of the healthy laboratory rat. Gut microbes, 428–439. Preluat de pe https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5628645/

Gerba, C. (2014). How quickly viruses can contaminate buildings — from just a single doorknob. The 54th Interscience Conference on Antimicrobial Agents and Chemotherapy (ICAAC). American Society for Microbiology. Preluat de pe https://www.sciencedaily.com/releases/2014/09/140908093640.htm

Horgan, T. G., Herzog, N. K., & Dyszlewski, S. M. (2018). Does your messy office make your mind look cluttered? Office appearance and perceivers’ judgments about the owner’s personality. Personality and Individual Differences, 138, 370-379. Preluat de pe https://news.umich.edu/: https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S019188691830549X

Horrevorts, M., Ophem, J. V., & Terpstra, P. (2017). Impact of cleanliness on the productivity of employees. Facilities. Preluat de pe https://www.researchgate.net/publication/327022122_Impact_of_cleanliness_on_the_productivity_of_employees

Initial. (2016). Washroom behaviours. Preluat de pe www.rentokil.com

Jones, S. (2008). Preluat de pe https://www.theguardian.com/: https://www.theguardian.com/technology/2008/may/01/computing.health

Kolvitz, E. (2019). Preluat de pe https://www.bynder.com/: https://www.bynder.com/en/blog/how-to-optimize-workspace-to-boost-productivity/

McMains, S., & Kastner, S. (2011). Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex. . Neuroscience Journal. Preluat de pe https://www.jneurosci.org/content/32/34/11812

Nair, P. (2017). Preluat de pe https://growthbusiness.co.uk: https://growthbusiness.co.uk/how-does-clutter-affect-employee-productivity-16763/

Saxbe, D., & Repetti, R. (2010). No place like home: home tours correlate with daily patterns of mood and cortisol. Personality & Social Psychology Bulletin. Preluat de pe https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/19934011/

Seidl, K., Peelen, M., & Kastner, S. (2012). Neural Evidence for Distracter Suppression during Visual Search in Real-World Scenes. The Journal of Neuroscience. Preluat de pe https://www.jneurosci.org/content/32/34/11812/tab-article-info

Sinclair, A., & Suff, R. (2023). Health and wellbeing at work. Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD). London: CIPD. Preluat de pe https://www.cipd.org: https://www.cipd.org/uk/knowledge/reports/health-well-being-work/

Williams, J. (2019). Preluat de pe https://www.janitorialmanager.com: https://www.janitorialmanager.com/blog/a-cleaning-checklist/